Règlement Intérieur « Orchidée 92 »
Orchidée 92
Association régie par la loi du 1er juillet 1901
Règlement intérieur mise à jour du 10 avril 2021
Article 1 : Domiciliation – Adresse
L’Association a son siège social Orchidée 92 (O92) ,19 rue Eugène Sue, 92500 Rueil-Malmaison.
Les courriers seront adressés de façon impersonnelle à :
ASSOCIATION ORCHIDÉE 92
Chez Madame Nicole Bernard
5 chemin de Saint Cucufa – 92500 Rueil-Malmaison
tel : +33 (0) 6 47 69 97 40
e-Mail : orchidee.92@outlook.com
Article 2 : Admission
La fiche individuelle d’inscription à l’Association est à remettre au secrétariat remplie et signée avec le règlement de la cotisation annuelle.
Le montant de la cotisation est voté en Assemblée Générale.
Année de référence : 1e janvier au 31 décembre (cf. exercice social). Les personnes qui adhèrent pour la première fois lors des 4 derniers mois de l’année en cours n’auront pas à régler de nouvelle
cotisation pour l’année qui suit.
Article 2bis : Défaut de paiement de la cotisation
Tout membre qui, après deux rappels n’aura pas payé sa cotisation annuelle, et au plus tard le 15 avril de l’année en cours, verra ses droits suspendus ; il pourra recouvrer à tout moment la plénitude de ses droits en procédant à la régularisation de sa cotisation.
Article 3 : Administration
Les postes du bureau doivent être occupés individuellement que par des membres résidants dans le département de l’association.
Le conseil d’administration prévu par l’article 7 des statuts est composé de 14 membres au maximum.
Article 4 : Pouvoir du Conseil d’Administration
Le Conseil d’Administration a tous pouvoirs pour la gestion :
• Réalisation des actes autorisés par les statuts
• Exécution des décisions prises par l’Assemblée Générale
• Autorisation des dépenses dans le cadre du budget prévisionnel
• Examen et soumission tous les ans à l’Assemblée Générale Annuelle des comptes des recettes et des dépenses de l’année écoulée.
• Décision de placement des réserves et emploi des fonds disponibles à la réalisation des activités de l’Association
• Décision de la date de l’Assemblée Générale et de l’opportunité des Assemblées Extraordinaires.
Article 5 : Rôle du bureau
Le/la président(e) du Conseil d’Administration assure la direction générale de l’Association. Il préside les séances du Conseil d’Administration et des Assemblées Générales, à son défaut ces séances et assemblées sont présidées par le/la Vice-Président(e) ou à son défaut par un membre du Conseil d’Administration.
Le/La Trésorier(e) assure sous le contrôle du Conseil d’Administration la gestion des finances de l’Association. Il procède au recouvrement des cotisations et règle toutes dépenses autorisées par le Conseil d’Administration. Il en rend compte au Conseil d’Administration, qui les présente à l’Assemblée Générale Annuelle.
Le/La Trésorier(e) prépare le budget. Toute dépense est contrôlée par lui et ne peut être engagée sans prévision de recette correspondante. Il/elle a la charge du contrôle de la gestion financière particulière de toutes les activités culturelles de l’Association (expositions, sorties, voyages, achats de livres destinés à la bibliothèque, etc.).
Seuls le/la Président(e) et le/la Trésorier(e) ont la signature des comptes bancaires, sauf dérogation exceptionnelle et provisoire ne pouvant excéder la durée de l’exercice en cours.
Le/la secrétaire assure la rédaction et la diffusion des comptes-rendus, des convocations et de toute information propre à la vie de l’association
Article 6 : Conseil d’administration
Le Conseil d’Administration se réunit prioritairement en présentiel au siège de l’Association, ou par défaut en tout autre lieu, ou exceptionnellement par voie numérique, sur convocation du/de la Président(e) ou du/de la Secrétaire Général. La présence effective d’au moins la moitié des membres du Conseil d’Administration est nécessaire pour la validité des délibérations. Les décisions sont prises à la majorité des voix présentes. On ne peut voter par procuration au sein du Conseil
d’Administration, en cas de partage, la voix du/de la Président(e) de séance est prépondérante. Il est tenu un procès-verbal de chaque séance du Conseil d’Administration qui sera approuvé à la séance suivante.
Les réunions du Conseil d’Administration se tiennent à des jours et horaires acceptables par tous ses membres. Les réunions du Conseil d’Administration n’étant pas ouvertes aux membres de
l’Association, sauf accord ou convocation expresse, les procès-verbaux des délibérations peuvent être remis aux membres de l’Association sur demande.
Article 6 bis : Comité
Le Comité élu par l’ensemble des adhérents lors de l’Assemblée Générale est composé de 14
membres au maximum dont les membres du bureau. Il se réunit sur demande du président pour mettre au point le calendrier des réunions mensuelles et leur programme ainsi que les participations aux divers salons et expositions.
Article 6 ter : Absence
Tout membre élu absent trois fois de suite aux réunions de bureau, sauf avis contraire du Conseil d’Administration, sera considérés comme démissionnaire.
Article 7 : Convocation des Assemblées
Sur convocation du bureau, les membres de l’Association se réunissent chaque année en Assemblée
Générale Ordinaire. Outre l’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle, des Assemblées Générales Extraordinaires peuvent être convoquées si les circonstances l’exigent.
Les Assemblées Générales se composent de tous les membres électeurs de l’Association quelle que soit leur qualité, et chacun d’eux peut s’y faire représenter par un mandataire membre électeur lui-même de l’Association. Le mandat peut être donné par simple lettre. Les assemblées se réunissent
au siège social ou en tout autre lieu désigné par le Conseil d’Administration. L’ordre du jour est arrêté par le Conseil d’Administration et aucun autre sujet que ceux à l’ordre du jour ne peut être mis en délibération. Les convocations sont faites 15 jours à l’avance au moins, par lettre signée par le/la Président(e) ou le/la Vice-Président(e) ou par tout autre membre du Conseil d’Administration
délégué à cet effet, un pouvoir en blanc est joint à la convocation.
Les questions à ajouter à l’ordre du jour prévu, devront parvenir au plus tard 8 jours avant
l’assemblée.
L’assemblée est présidée par le Président du Conseil d’Administration ou par le Vice-Président ou par tout autre membre du conseil d’administration. Les membres du Conseil d’Administration sont membres du bureau de l’assemblée. Le bureau ainsi composé désigne le Secrétaire de séance qui peut être pris en dehors des membres de l’association.
Il est tenu une feuille de présence qui contient les noms et prénoms des membres de l’association, qui devra être signée, en présentiel ou en numérique, par les membres électeurs présents à
l’assemblée ou leurs représentants.
Article 8 : Délibération des Assemblées
Les Assemblées Générales ordinaires et les Assemblées Générales Extraordinaires délibèrent
valablement lorsqu’elles réunissent au moins 1/5 des électeurs de l’Association, présents ou
représentés. Si cette condition n’est pas remplie sur première convocation, une nouvelle assemblée est convoquée dans les deux mois de la date de la première convocation, et dans cette assemblée les délibérations seront valables quel que soit le nombre de membres électeurs présents ou représentés, mais sur les objets à l’ordre du jour de la première convocation.
Le vote par correspondance, pour les électeurs absents ou non représentés peut être demandé, si le Conseil d’Administration le juge à propos.
Les votes aux assemblées pourront se faire à main levée si la majorité des membres présents
l’acceptent ou par voie électronique en fonction des circonstances.
Article 9 : Décisions de l’Assemblée Ordinaire
Les Assemblées Générales Ordinaires statuent sur toutes les décisions qui leur seront soumises, à l’exclusion de toute modification aux statuts de l’Association, et de toute décision qui entraînerait la dissolution de l’Association. Toutefois l’examen des comptes et leur approbation, ainsi que le quitus à donner aux membres du Conseil d’Administration sont, sauf en cas de dissolution de l’Association en cours d’exercice, du ressort exclusif de l’Assemblée Générale Annuelle.
Article 10 : Archivage
Les délibérations des Assemblées Générales sont signées par le/la Président(e) ou le/la Vice-
Président(e) et archivées sur support électronique.
Article 11 : Responsabilité
Aucun membre de l’Association, à quelque titre qu’il en fasse partie, n’est personnellement
responsable des engagements contractés par elle, l’ensemble des ressources de l’Association, seul, en répond.
Article 12 : Fonds
Les fonds et les valeurs de l’Association seront placés en compte dépôt dans un établissement
bancaire et/ou à un compte de chèque postal, et ne pourront être retirés au fur et à mesure des besoins que sur la signature du/de la Président(e) ou du/de la Trésorier(e). Tout ordre de vente ou d’achat de valeurs mobilières doit comporter la signature d’une de ces deux personnes.
Article 13 : Comptes
Le/la Président(e) de l’Association seul, peut procéder à l’ouverture et à la fermeture des comptes bancaires ou de compte chèques postal.
Article 14 : Exercice fiscal
L’exercice fiscal commence le premier janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.
Article 15 : Comptes arrêtés
Les comptes sont arrêtés par le conseil d’administration et sont soumis à l’Assemblée Générale Annuelle.
A la fin de chaque année, un bilan financier est dressé par le Trésorier(e).
Article 16 : Dissolution, liquidation
En cas de dissolution de l’Association, l’Assemblée Générale désigne un ou plusieurs commissaires chargés de la liquidation, fixe leurs pouvoirs et décide de l’emploi des fonds disponibles,
conformément à la loi.
Pendant toute la durée de la liquidation, l’Assemblée Générale conserve ses pouvoirs ; elle a le droit, notamment, de donner le quitus au conseil d’administration, de révoquer les commissaires de la liquidation, d’en nommer d’autres, de modifier leurs pouvoirs, d’approuver les comptes de la liquidation et d’en donner quitus.
Article 17 : Règlement Intérieur
Le Règlement intérieur de l’association pourra être modifié par le CA à chaque fois que l’utilité s’en fera sentir. Ces changements devront être ratifiés par l’Assemblée Générale Annuelle.
Article 18 : RGPD
Orchidée 92 respecte la législation en vigueur concernant la confidentialité et la protection des données. Il s’appuie sur les quatre principes clés du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) : le consentement, la transparence, le droit des personnes et la responsabilité.
Orchidée 92 désigne un(e) délégué(e) à la protection des données personnelles, chargé d’assurer la mise en conformité avec le RGPD.
En annexe 1 du présent R.I. se trouve le document « les règles de confidentialité et de respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) »
Fait à Rueil- Malmaison le 10 avril 2021,
Jean-Pierre Allard, Anne-Marie Bosse, Nicole Bernard, Bernard Mauverou
Président , Trésorière, Secrétaire, Vice-Président.
Annexe 1 : Règles de confidentialité et de respect du RGPD
Le Règlement Général sur la Protection des Données, dit RGPD, entré en vigueur le 25 mai 2018, renforce et unifie la protection des données personnelles pour les particuliers au sein de l’Union Européenne.
Afin de se conformer à cette nouvelle règlementation, Orchidée 92 (O92 dans le texte ci-après) vous détaille sa politique RGPD concernant le traitement des données personnelles de ses adhérents afin de pouvoir continuer à les informer sur les actualités de l’association O92 et de la FFO et leur proposer des services et des événements spécifiques au monde des orchidées.
NOTRE POLITIQUE RGPD
Dernière mise à jour : 24 mars 2021
La présente politique de sécurité vous informe de la considération et des mesures de sécurité qui encadrent et protègent les informations que vous nous fournissez en utilisant nos services et nos prestations.
Afin de vous tenir informé de toutes modifications dans la manière de traiter ces données, cette politique est susceptible d’être régulièrement amendée. C’est pourquoi, le cas échéant, vous serez alerté de toute mise à jour concernant celle-ci et nous vous invitons à noter la date de dernière mise à jour qui l’accompagne systématiquement.
PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
Pour information au sens du RGPD, constitue une « donnée personnelle » toute donnée relative à une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. D’une manière générale, nous ne recueillons, avec votre consentement, que les informations nécessaires à l’exécution des prestations qui nous lient à savoir : numéro et date d’adhésion, votre nom, prénom, adresse postale et coordonnées pour vous joindre.
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (General Data Protection Régulation) adopté par le Parlement européen le 14 avril 2016, et à la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, l’association O92 vous informe des points suivants :
- Identité de la personne responsable du traitement
Dans le cadre de ses activités, l’association O92 est susceptible de collecter et de traiter des données de différentes manières.
Pour chacun des traitements, une personne responsable a été nommé, ses coordonnées vous sont systématiquement fournies afin de pouvoir vous informer des mesures de sécurité applicables à celles-ci.
Concernant le traitement relatif aux données des adhérents d’O92, le responsable du traitement est le/la Vice-Président(e) en sa qualité de DPO de l’association O92. Le DPO(*) est joignable par courriel à Orchidee92_DPO@outlook.com ou par courrier à l’adresse postale de l’association « Orchidée 92, 19 rue Eugène Sue, 92500 Rueil-Malmaison ». - Finalités du traitement
Conformément au RGPD, l’association O92 est susceptible de traiter vos Informations Personnelles dans le cadre des finalités suivantes : - (a) vous fournir les informations ou les services relatifs aux prestations et activités qui nous lient (notamment : l’envoi de newsletters, de convocations aux réunions, d’informations des activités, d’offres commerciales associatives) ; et/ou,
(b) recueillir des informations nous permettant d’améliorer notre offre, nos produits et services (notamment par le biais de cookies utilisés sur nos sites) ; et/ou,
(c) pouvoir vous contacter à propos de différents évènements relatifs à l’association O92. - Personnes susceptibles de consulter ces données
Seuls les membres du Bureau étendu de l’association O92 peuvent consulter les données que vous nous transmettez dans le strict cadre de l’exécution de leur fonction.
Toutes les mesures de sécurité nécessaires ont été prises pour garantir que ces données ne soient jamais transmises à un tiers, nonobstant les sous-traitants auxquels O92 peut faire appel.
En outre, l’association O92 ne procède à la commercialisation des données à caractère personnel sous aucun prétexte et sous aucune manière. L’association O92 s’assure également du respect de cet engagement auprès de l’ensemble de ses sous-traitants. - Limitation de la conservation
Les Données Personnelles doivent être conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées :
• Temps de la relation d’adhésion et de son renouvellement
• 3 ans à compter du dernier contact pour les données des adhérents et non-adhérents
Dans le cas où plusieurs durées de conservation de vos données peuvent s’appliquer, la plus longue sera retenue. Ces durées sont toutefois mises en application dans le respect des dispositions légales et réglementaires applicables. - Droits Informatique et Libertés
Vous disposez des droits concernant vos Informations Personnelles que vous pouvez exercer en nous écrivant à l’adresse postale mentionnée au point 1.
Conformément à la réglementation applicable, vous disposez notamment d’un :
• Droit d’accès : Vous avez le droit de demander des informations sur les données personnelles que nous détenons vous concernant.
• Droit de portabilité : Vous avez le droit d’obtenir une copie de vos données transférées à vous ou à une autre partie dans un format structuré et courant. Cela ne concerne que les données personnelles que vous nous avez transmises.
• Droit de rectification : Vous avez le droit de demander la rectification de vos données personnelles si elles sont inexactes, y compris pour compléter vos données personnelles incomplètes.
• Droit de suppression : Vous avez le droit de demander la suppression de toute donnée personnelle à tout moment dans les conditions légales. Cependant, vous êtes informé que, pour des raisons de conservation d’archives légales et de traçabilité, nous sommes susceptibles de ne pas supprimer les informations liées à vos données personnelles. Elles seraient, dans ce cas, anonymisées comme nous y autorise le RGPD.
• Droit de vous opposer au traitement de vos données sur la base d’un intérêt légitime : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles sur la base d’un motif légitime. - Délais de réponse
L’association O92 s’engage à répondre à votre demande d’accès, de rectification ou d’opposition ou toute autre demande complémentaire d’informations dans un délai raisonnable qui ne saurait dépasser 1 mois à compter de la réception de votre demande.
En outre, l’association O92 vous informe qu’elle sera en droit, le cas échéant, de s’opposer aux demandes manifestement abusives (par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique). - Prestataires habilités et transfert vers un pays tiers de l’Union Européenne
L’association O92 vous informe qu’elle peut avoir recours à plusieurs prestataires et partenaires habilités et qualifiés pour faciliter le recueil et le traitement des données que vous nous avez communiquées, notamment les organismes de gestion d’évènement ou de voyage. Ces prestataires agissent à l’intérieur des frontières de l’Union Européenne et
sont donc également soumis au respect des règles imposées par le RGPD.
L’association O92 s’est préalablement assurée de la mise en œuvre par ses prestataires de garanties adéquates et du respect de conditions strictes en matière de confidentialité, d’usage et de protection des données.
En outre, le cas échéant, vous serez consulté et informé avant toute intervention d’un de ces prestataires concernant les données que nous collectons. - Mesures de sécurité et procédure en cas de violation de la donnée personnelle
En qualité d’association, nos outils informatiques sont équipés des technologies et systèmes de protection en vigueur et présentant le niveau de sécurité adéquat. Si, malgré tout le soin que nous avons pris à sécuriser l’ensemble de nos outils d’information, une violation de donnée devait être relevée, nous nous engageons à contacter la CNIL dans les 72h en cas d’atteinte ou risque d’atteinte à vos données personnelles (attaque informatique, accès aux fichiers par une personne non autorisée ou malveillante).
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(*) Le DPO, pour « Data Protection Officer », est le délégué à la protection des données personnelles traitées par un organisme (administration, entreprise…).
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